ЭДО расшифровывается как электронный документооборот — это обмен договорами, счетами, актами и накладными в цифровом виде вместо бумаги. Каждый файл заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), поэтому по закону он равнозначен бумажному оригиналу с подписью от руки.
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Первое — скорость. Бумага едет почтой несколько дней, а цифровой файл доходит до получателя за секунды. Для работы с крупными контрагентами это решающий фактор: Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и большинство федеральных сетей сами работают в электронном виде и того же ждут от поставщиков.
Второе — деньги. Отпадают траты на бумагу, печать, курьеров и хранение архивов: на каждом документе экономится от 30 до 150 рублей. При обороте в 200–500 документов в месяц это уже заметная сумма.
Третье — меньше ошибок. Перед отправкой система сверяет реквизиты и форматы, поэтому налоговая принимает такие документы без вопросов.
Кому обязательно подключать ЭДО
Закон делает электронный обмен обязательным для:
- участников системы маркировки товаров (одежда, обувь, молочка, табак и др.);
- плательщиков НДС — при выставлении счетов-фактур;
- компаний, которые сдают отчётность в ФНС через интернет;
- участников госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Всем остальным переход тоже стоит того — особенно когда контрагентов больше десяти.
Как работает ЭДО: оператор и роуминг
Файлы идут через оператора ЭДО — это посредник, аккредитованный ФНС. Крупнейший в стране — Контур.Диадок, через него работает более 1,5 млн компаний.
Если контрагент подключён к другому оператору, проблемы нет: действует роуминг — документы автоматически проходят между разными системами, как сообщения между разными сотовыми сетями.
Как подключить ЭДО через Контур.Диадок
- оформите КЭП (квалифицированную электронную подпись) или используйте уже имеющуюся;
- зарегистрируйтесь в Диадоке — это можно сделать по ссылке с промокодом;
- внесите реквизиты компании или ИП;
- разошлите приглашения контрагентам либо примите входящие;
- приступайте к обмену документами.
Связка с 1С, SAP и другими учётными системами работает из коробки. Ведёте учёт в МойСклад или ином облачном сервисе — там тоже есть готовый коннектор к Диадоку.
Сколько стоит ЭДО
За входящие в Диадоке платить не нужно — тарифицируются только исходящие: от 9 рублей за документ в пакетных тарифах. Для ИП и небольших компаний с малым оборотом подойдут пакеты от 900 рублей в год.
По нашей партнёрской ссылке при первом подключении действует промокод на скидку — актуальное предложение смотрите ниже.
ЭДО для ИП: особенности
Предприниматель подключается так же, как организация. Для подписи понадобится КЭП на имя ИП — её бесплатно выдают в ФНС или оформляют через удостоверяющий центр Контура. Большинство ИП на УСН, которые работают с маркетплейсами или крупными заказчиками, на ЭДО уже перешли.
Итого
Электронный документооборот — это уже не удобство, а условие игры на рынке. Работаете с маркетплейсами, крупными поставщиками или госзакупками — без него не обойтись. Контур.Диадок здесь надёжный вариант: роуминг со всеми операторами и интеграция с популярными учётными системами.
